Configurações Canal de Denúncias
1. Qual é o nome que terá o seu Canal?
Ex.: Canal de Denúncias, Canal de Ética, ....
2. Configuração visual da marca
Precisaremos de logos e padrão de cores.
Cor primária, Cor secundária, Logo fundo claro, Logo fundo escuro.
Alguns exemplos:
Além desse exemplo é bastante comum nossos clientes nos enviarem o Brandbook ou o Manual Visual da Marca propriamente dito, as informações ficam mais detalhadas e de melhor compreensão. Vale frizar que não é uma regra, tanto este exemplo quanto o anterior são muito bem-vindos.
3. Administrador
Informar o e-mail de pelo menos um administrador do canal de denúncias, para o nosso time de Customer Success.
4. O Texto da página principal
Esta é a primeira página que todas as pessoas irão visualizar quando decidirem fazer uma denúncia. Portanto, aqui você deve incluir um texto que explique um pouco sobre o que é o canal de denúncias, como ele funciona e por que é importante para a sua empresa.
Recomendamos incluir neste alguns exemplos de atitudes que a empresa encoraja os funcionários a denunciarem. Por exemplo, infração legal, normativa, fraude, desvios, assédios moral e sexual, furtos, corrupção, suborno, conflito de interesses, segurança da informação, falsidade ideológica, exercício ilegal da profissão, etc.
Por último, é preciso explicar o processo de apuração da denúncia que a empresa aplica, e lembrar o denunciante de que ele poderá acompanhar esse processo através deste portal.
Este acompanhamento poderá ser anônimo ou identificado. Explicamos as diferenças nos nossos Termos de Uso, mas recomendamos que você coloque uma breve explicação nessa página inicial para que o acesso seja fácil.
5. Texto Exemplo da Página Principal
Veja abaixo um texto exemplo da página principal do canal de denúncias.
O Canal de Denúncias é um canal exclusivo para o envio de relatos sobre fraude, corrupção, desvio, assédio, conduta inadequada ou qualquer outro ato ilícito ou irregularidades que estejam em desacordo com o nosso Código de Ética e Conduta da (EMPRESA) e que prejudiquem a reputação de nossa empresa.
O Canal garante sigilo absoluto e a confidencialidade das informações disponibilizadas e suas tratativas serão realizadas de forma imparcial e transparente, pela área de Compliance da (EMPRESA)
Você pode escolher a forma que achar mais adequada para realizar seu relato, de acordo com as opções abaixo:
Identificado: Você se identifica e informa seus dados para contato. O acompanhamento do seu relato poderá ser realizado pelo portal e você receberá notificações de status por e-mail ou SMS.
Anônimo: Você NÃO se identifica, neste caso a tratativa e status do seu relato poderão ser acompanhados da seguinte forma:
Sem acompanhamento: nenhuma informação de contato necessitará ser fornecida e o acompanhamento do seu relato deverá ser realizado exclusivamente pelo portal.
Com acompanhamento: deverá ser informado e-mail e/ou telefone (para envio de SMS), e o acompanhamento do seu relato poderá ser realizado pelo portal, além de receber notificações de status por e-mail ou SMS. Neste caso, nenhuma de suas informações de contato serão repassados para a (EMPRESA), estas ficarão registradas somente na ferramenta clickCompliance.
6. Formulário das Denúncias
Será necessário nos informar qual seria o formulário que será preenchido quando a denúncia for feita, e quais perguntas serão obrigatórias, podem usar como base o nosso também.
https://demo.clickcompliance.com/pt-br/reporting-channel/form?anonymous=true
7. Status das Denúncias
Confirmar se os status serão os padrões: "Aberto", "Em avaliação" e "Concluído" ou terá mais algum.
8. Resultados das Denúncias
Confirmar se serão os resultados padrões: “Improcedente”, “Inconclusivo” e “Procedente” ou terá mais algum.
9. Consequências das Denúncias
Se serão as consequências padrões: “Advertência Oral”, “Advertência por escrito”, “Demissão sem justa causa”, “Demissão com justa causa”, “O denunciador é terceiro” e “Nenhuma medida foi aplicada” ou terá mais alguma.
10. Versão Inglês e Espanhol
Se for usar a versão inglês ou espanhol do canal nos passar o formulário traduzido na língua a ser usada.